Kurtaxe und Übernachtungssteuer lückenlos abrechnen
Wer mehrere Ferienwohnungen und viele Buchungen hat, braucht eine Abrechnung, die bei einer Prüfung der Gemeinde standhält. So gehen Sie vor, von der Nummer bei der Gemeinde bis zum Archiv.
- Beruflich befreit
- 383 Ortenur mit Arbeitgeberbescheinigung
- Schwerbehinderung
- 528 Ortemit eigener Regel in der Satzung
- Airbnb zieht ein
- 4 OrteBooking.com nirgends
- Belege aufbewahren
- 8 Jahrewie Buchungsbelege (§ 147 AO)
Schritt für Schritt
1. Ihre Nummer bei der Gemeinde
Viele Gemeinden vergeben eine Vermieter- oder Betriebsnummer oder ein Kassenzeichen. Diese Nummer gehört auf jede Meldung, jeden Meldeschein und in den Verwendungszweck jeder Überweisung. Gilt in Ihrer Stadt eine Registrierungspflicht, kommt die Registrierungsnummer dazu.
2. Alle Gäste erfassen
Je Aufenthalt: Anreise, Abreise und alle Mitreisenden mit Name, Geburtsdatum und Hauptwohnsitz. Das Geburtsdatum belegt die Befreiung von Kindern, der Hauptwohnsitz die von Ortsansässigen: Kurtaxe zahlen Ortsfremde. Den Meldeschein nach dem Bundesmeldegesetz brauchen seit 1. Januar 2025 nur noch Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit; sie unterschreiben ihn am Ankunftstag, mit Ausweisnummer. Für die Kurtaxe kann die Satzung trotzdem Angaben zu allen Gästen verlangen, zum Beispiel über eine Kurkarte oder ein Meldesystem der Gemeinde.
3. Befreiungen nur mit Nachweis
Beruflich Reisende sind in 383 Orten unserer Daten befreit, in 193 Orten zahlen sie, in 133 Orten regelt die Satzung es nicht eindeutig. Abziehen nur mit schriftlicher Bescheinigung des Arbeitgebers, die Sie aufbewahren. Für Menschen mit Schwerbehinderung hat jede Satzung eine eigene Regel (528 Orte nennen eine): ganz befreit, halber Satz, eine Ermäßigung ab einem Grad der Behinderung oder frei für die Begleitperson mit Merkzeichen B. Vom Schwerbehindertenausweis brauchen Sie keine Kopie: Es sind Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO). Vermerken Sie, dass er mit GdB und Merkzeichen vorgelegt wurde, außer die Satzung verlangt ausdrücklich eine Kopie.
4. Je Buchung festhalten, wer kassiert hat
Airbnb zahlt die Abgabe nur in 4 Orten unserer Daten direkt an die Gemeinde (Übersicht), Booking.com in Deutschland nirgends. Sonst kassieren Sie selbst: bar, per Überweisung oder im Übernachtungspreis. Halten Sie das je Buchung fest, dann sehen Sie beim Abschluss, ob Kasse und Anmeldung zusammenpassen. Angemeldet wird der volle Betrag, auch wenn ein Gast noch nicht gezahlt hat.
5. Storno und vorzeitige Abreise
Stornierte Buchungen sind nicht abgabepflichtig; die Stornobestätigung gehört trotzdem in die Akte. Reist ein Gast früher ab, zählen die Nächte bis zur tatsächlichen Abreise. Bei einer Übernachtungsteuer auf den Preis mindert eine Erstattung das Entgelt.
6. Zeitraum abschließen und zahlen
Zum Ende des Zeitraums (Monat, Quartal oder je Aufenthalt, siehe Anmelden): alle Gäste-Übernachtungen, davon die befreiten nach Grund, ergibt die abgabepflichtigen. Den Betrag überweisen Sie mit Ihrer Nummer und dem Zeitraum im Verwendungszweck und notieren, wann Sie gemeldet und gezahlt haben.
7. Aufbewahren, und rechtzeitig vernichten
Anmeldungen, Buchungs- und Stornobestätigungen, Abrechnungen der Portale, Nachweise der Befreiungen und Überweisungsbelege: 8 Jahre ab Ende des Jahres, wie Buchungsbelege nach § 147 AO. Die Gemeinde kann die Abgabe in der Regel 4 Jahre lang nachprüfen; 58 Orte nennen in der Satzung eine eigene Frist. Meldescheine ausländischer Gäste nach dem Bundesmeldegesetz dagegen 1 Jahr ab Abreise aufbewahren und danach innerhalb von 3 Monaten vernichten (§ 30 Abs. 4 BMG).
Mit dem Autopilot
Der Gastgeberklar-Autopilot führt durch diese Schritte: Gäste mit Befreiungen und Nachweis je Buchung, Meldeschein als PDF, Prüfliste vor dem Abschicken, Abgleich mit der Kasse, Verwendungszweck mit Ihrer Nummer und ein Archiv mit Fristen. Gastgeberklar ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; maßgeblich ist die Satzung Ihres Orts.
Fristen nie wieder selbst ausrechnen.
Der Autopilot erinnert Sie an jede Anmeldung und füllt die Werte für Ihr Formular vor. Wir sagen Ihnen Bescheid, sobald er startet. Eine E-Mail, keine Werbung.